1.  INTRODUCCIÓN

Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” SIMPLEXITY SAS, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C, como responsable del tratamiento de datos personales de otros, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos.

La presente Política se aplica a toda información personal de los clientes, contratistas, proveedores, empleados, o cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a SIMPLEXITY SAS.

SIMPLEXITY SAS podrá actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento escrito, publicación en el sitio web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología, por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2.  RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento de sus datos personales es SIMPLEXITY SAS, identificada con Nit: 830.147.777-7, con sede en la Carrera 18c No. 121-40 of 102 de Bogotá D.C, Portal Web: http: www.simplexity.com.co, Teléfono: 311 448 3665.

3.  FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

SIMPLEXITY SAS, tiene una base de datos con información comercial y tecnológica que ha venido utilizando para fines comerciales, a través de invitaciones a eventos presenciales, virtuales y promoción de soluciones tecnológicas.

Dentro del ámbito de los derechos a la intimidad, al buen nombre, la imagen y demás garantías Constitucionales, SIMPLEXITY SAS utiliza los datos personales que el titular de datos registró en la asistencia a nuestros eventos, la invitación a eventos o actividades relativas a nuestro objeto comercial, siempre dentro del marco de la misión y el objeto mismo de SIMPLEXITY SAS. Los datos que utiliza SIMPLEXITY SAS para la normal comunicación con sus clientes, tiene que ver con sus datos de identificación, esto es, nombres y apellidos, identificación, profesión u oficio. Adicionalmente, SIMPLEXITY SAS utiliza datos de contacto de la compañía: teléfonos (oficina y móvil), correo electrónico, cargo, nombre e identificación de la empresa, número de empleados, plataformas tecnológicas, dirección y grupo empresarial. Igualmente, SIMPLEXITY SAS hace uso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con los clientes, tales como almacenamiento de documentos que fueron radicados en nuestras oficinas y que contienen firma e información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, o de los socios, empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas.

La recolección de datos personales y su tratamiento automatizado tienen como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, así como el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin en el ejercicio del desarrollo del objeto social que SIMPLEXITY SAS requiera. Así las cosas, los datos personales son utilizadas exclusivamente por las áreas comercial, administrativa y servicio al cliente para las siguientes finalidades:

1. Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas
2. Tratamiento de sus datos personales en nuestras actividades
3. Enviar cartas, revistas y comunicaciones en
4. Mejorar los servicios que ofrece SIMPLEXITY
5. Gestión de las peticiones, quejas y
6. Presentación de propuestas
7. Diligenciamiento de
8. Actualización de base de datos para entidades de seguridad

4.  EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR SU INFORMACIÓN.

 El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a SIMPLEXITY SAS, radicando una comunicación, a través de los siguientes medios:

Correo directo dirigido a SIMPLEXITY SAS a la Carrera 18c No. 121-40 oficina 102 Bogotá, Colombia. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:

1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal
3. Por el representante  y/o  apoderado  del  Titular,  previa  acreditación  de  la       representación o
4. Por estipulación a favor de otro o para

La petición o derecho que ejercita el titular de los datos personales, debe contener, nombre y apellidos del      usuario      y      los       datos       de       contacto       para       recibir       notificaciones. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.

El titular de los datos personales podrá solicitar a SIMPLEXITY SAS copia de los datos que posee sobre el mismo, Asimismo, SIMPLEXITY SAS actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de datos de SIMPLEXITY SAS.

En cumplimiento de lo anterior, se establece el siguiente procedimiento:

4.1.1. Trámite de las consultas y reclamos formulados Consultas:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de SIMPLEXITY SAS suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por escrito, en las áreas que se indicaron en el numeral 4, siempre y cuando sea el titular de los datos. La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará

al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de SIMPLEXITY SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante SIMPLEXITY SAS el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SIMPLEXITY SAS, con la siguiente información:

1. Identificación del Titular
2. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
3. La dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, el mismo se gestionará en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales SIMPLEXITY SAS no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los titulares podrán en todo momento solicitar a SIMPLEXITY SAS como responsable del tratamiento la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. SIMPLEXITY SAS como responsable del tratamiento llevará un control del recibo de solicitud de supresión de datos o revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción. El término máximo para atender la revocatoria y/o supresión de datos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales SIMPLEXITY SAS no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si vencido el término legal respectivo, SIMPLEXITY SAS no hubiese eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, de acuerdo al procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581de 2012.

5.  DATOS RECOLECTADOS SIN AUTORIZACIÓN EXPRESA DEL TITULAR ANTES DEL DECRETO 1377 DE 2013

 SIMPLEXITY SAS ha promovido la utilización de todos los mecanismos que ha considerado pertinentes para solicitar la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de los datos personales recolectados por SIMPLEXITY SAS, para los siguientes fines: El envío de comunicaciones de SIMPLEXITY SAS y los que se describen de manera detallada en el capítulo 3 del presente documento. Entre dichos mecanismos se encuentra la publicación del aviso de privacidad en la página Web www.simplexity.com.co.

SIMPLEXITY SAS considera que los anteriores son mecanismos eficientes de comunicación. Atendiendo a los mecanismos adoptados y descritos anteriormente, en aquellos casos en que el titular no ha contactado a SIMPLEXITY SAS para solicitar la supresión de sus datos personales, SIMPLEXITY SAS concluye de forma razonable que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

6.  DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

 SIMPLEXITY SAS se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

7.  DATOS SENSIBLES

Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. SIMPLEXITY SAS reitera su carácter apolítico, así como que se trata de una entidad sin orientaciones religiosas o étnicas excluyentes. Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto, cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.

8.  DATOS PERSONALES DE LOS MENORES DE EDAD 

Los datos personales que reposen en las bases de datos de SIMPLEXITY SAS sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la prestación de los servicios de SIMPLEXITY SAS, serán utilizados única y exclusivamente de manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas. SIMPLEXITY SAS asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de SIMPLEXITY SAS o que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual manera SIMPLEXITY SAS facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

9.  TERCEROS 

Las bases de datos o archivos no serán suministrados a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de los prospectos, clientes, socios y empleados de SIMPLEXITY SAS con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de correspondencia y comunicaciones de SIMPLEXITY SAS.

En la actualidad, SIMPLEXITY SAS ha contratado los servicios de correspondencia y comparte los datos de dirección, Mail boxes (Contacto: Mateo Sánchez, Tel: 2149221), con la empresa encargada de prestar esos servicios para el envío de comunicaciones. Igualmente, SIMPLEXITY SAS ha celebrado acuerdos de confidencialidad con sus proveedores para asegurar la protección de los datos.

10.       MEDIDAS    DE     SEGURIDAD    ADOPTADAS    CON    RELACIÓN    AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SIMPLEXITY SAS informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el titular de la información suministre a SIMPLEXITY SAS bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección  dedatos personales. La información será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja SIMPLEXITY SAS, y cuya responsabilidad y manejo está a cargo de SIMPLEXITY SAS.

SIMPLEXITY SAS cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, el acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley. El sistema en donde reposan las bases de datos (World Office) cuenta con distintas certificaciones de seguridad, está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o prospectos bajo un sistema protegido con contraseñas.

Por lo anterior, SIMPLEXITY SAS otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.

11.  ACEPTACIÓN DE LAS PRESENTES POLÍTICAS

El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de SIMPLEXITY SAS. Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y SIMPLEXITY SAS, y que SIMPLEXITY SAS ha solicitado de manera explícita a sus clientes, colaboradores y contratistas las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013; SIMPLEXITY SAS continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.

12.  VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que SIMPLEXITY SAS ejerza las actividades propias de su objeto social.

13.  CONTACTO CON EL RESPONSABLE

 Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede acercarse o enviar comunicación a SIMPLEXITY SAS. Correo electrónico: habeasdata@simplexity.com.co. El presente manual rige a partir de su publicación en el sitio web de SIMPLEXITY SAS.